主要的日本雇用保險資料文件－啟源顧問有限公司的部落格

主要的日本雇用保險資料文件

在日本的社會保險制度中，雇用保險是公認最複雜、最難理解、最難把握的社會保險。在2022年6月20日舉行的雇用保險制度研究會中，專家明確指出日本現行的雇用保險制度複雜，且夾帶許多暫定特例措施，沒有專業人士的講解幫助，一般日本國民難以運用，應將現有制度簡單化、普遍化、全面化。

本指引中，啓源將參照日本厚生勞動省的資料，整理歸納雇用保險的法定手續中牽涉的主要資料文件，提供給啓源的現有客戶及潛在客戶作參考。另外，本所可提供日本社會保險加入及工資計算之服務，如有需要，可進一步聯繫本所專業顧問。

一、雇用保險參保人資格取得備案

雇主雇用預計持續雇用期限滿31天、單周規定工作時間滿20小時的勞動者後，應在該勞動者成為參保人所屬月份的次月10日前，向管轄事業所所在地的公共職業安定所提交《雇用保險參保人資格取得備案》（以下簡稱“資格取得備案”）。

資格取得備案可以從公共職業安定所窗口領取，也可以在日本總務省管理下的網絡行政服務網站在線填寫（電子申報）。

二、雇用保險適用事業所設置備案

雇主如雇用預計持續雇用期限滿31天、單周規定工作時間滿20小時的勞動者，其企業成為適用事業所後，則有義務編制、提交《雇用保險適用事業所設置備案》（以下簡稱“事業所設置備案”）。與資格取得備案相同，事業所設置備案亦應在勞動者成為參保人所屬月份的次月10日前提交至管轄事業所所在地的公共職業安定所（以下簡稱“管轄安定所”）。

通常與事業所設置備案一同提交的文件，包括3個月內的法人登記簿副本、辦公室租賃合同、法人稅務備案文件、社會保險相關文件、工資總帳、員工名單等。

三、雇用保險參保人員資格取得備案確認諮詢票

如雇主雇用符合雇用保險參保條件的勞動者後，未按法定要求提交資格取得備案，則會影響身為參保人的勞動者所能領取的雇用保險補助，損害勞動者的利益。

為避免上述事態，勞動者可以向管轄安定所提交《雇用保險參保人員資格取得備案確認諮詢票》，並提供身份及住址證明文件，以確認雇主是否遵守法定要求。公共職業安定所受理諮詢後，發行《雇用保險參保人員資格取得備案確認諮詢回答書》告知結果。

四、雇用保險參保人員證

雇用保險參保人員證（以下簡稱“參保人員證”）是參加雇用保險時發行的證明書，證明持有者為雇用保險參保人。

管轄安定所所長受理雇主提交的資格取得備案後，將發行參保人員證給參保人。多數情況下，公共職業安定所會交付參保人員證給雇主。原則上雇主應轉交該證予員工，但實際中雇主替員工（參保人）保管以便於辦理其它雇用保險手續，直至員工離職後再轉交參保人員證給員工之情況更為普遍。

因此，與原則相悖，多數勞動者離職時才從前雇主處收到參保人員證。勞動者收到該證後應妥善保管，並在下次受雇時提供予新雇主。新雇主收到參保人員證並辦理資格取得備案後，將收到新的參保人員證，舊的參保人員證會被回收。新證上所記載的參保人號碼與舊證的參保人號碼相同，如不相同，參保人應儘快與公共職業安定所確認。

五、雇用保險參保人資格取得等確認通知書

雇用保險參保人資格取得等確認通知書（以下簡稱“資格取得通知書”）是管轄安定所所長受理雇主提交的資格取得備案後發行之通知書。

資格取得通知書與參保人員證的作用相似，但資格取得通知書不僅記載有參保人號碼、參保人姓名及出生日期，亦記載有備案受理日期、參保人種類及事業所名稱等信息。資格取得通知書會在辦理完資格取得備案後，直接經雇主轉交予員工（參保人），通常不會像參保人員證一樣由雇主保管。

六、雇用保險參保人資格喪失備案

根據雇用保險法施行令第7條，在雇用之勞動者失去參保人資格（例如員工離職或死亡、工作時間減少）後，雇主應在參保人資格喪失當天次日起10天內，向管轄安定所提交《雇用保險參保人資格喪失備案》（以下簡稱“資格喪失備案”）。雇主完成資格喪失備案後，符合條件的離職員工可以領取雇用保險求職者補貼的基本補助。

資格喪失備案中應記載參保人號碼、事業所號碼、取得雇用保險參保人資格的日期、參保人的姓名、性別、地址、單周規定勞動時間、喪失資格的原因等。

七、離職證明書和離職票

離職證明書全稱為“雇用保險參保人離職證明書”，是雇主應在員工（參保人）退職日期次日起10天之內向管轄安定所提交之文件。離職證明書由1張原始件及2張複寫件構成，當管轄安定所所長受理離職證明書後，雇主根據員工（參保人）意願交付複寫件予員工，該2張複寫件即是離職票。

離職票全稱為“雇用保險參保人離職票”，員工（參保人）離職後由雇主交付予員工。參保人可提交2張複寫件中的第2張（離職票-2）至管轄安定所，以領取失業等補助金。

當員工未要求雇主交付離職票時，雇主無需提交離職證明書至管轄安定所。但是，如離職員工已滿59歲，無論員工是否要求交付離職票，雇主均應提交離職證明書。

日本勞動者應留意区分“離職證明書”和“退職證明書”。離職證明書是雇主按員工意願向政府部門提交之官方指定文書，而退職證明書只是由雇主開具、證明員工已離職的私人性文件，無指定的格式及內容要求。

八、公共職業訓練等聽講備案/通所備案

《公共職業訓練等聽講備案/通所備案》，是領取雇用保險基本補助的參保人在參加公共職業訓練時，用於申領技能習得津貼及寄宿津貼的資料。

參保人在厚生勞動省的官方網站上填寫、打印公共職業訓練等聽講備案/通所備案後，應將打印的紙質備案書提交至管轄所在地的公共職業訓練所窗口，或通過厚生勞動省電子申報系統提交。如選擇線下窗口提交備案書，應注意備案書不能折疊、破損。

九、其它

其它雇用保險相關的資料文件請參考下表（包括但不限於）。

資料文件名稱	使用場合
雇用保險參保人轉崗備案	參保人在同一法人（雇主）內被調整至其它崗位
高齡雇用持續補助支付申請書	雇主代參保人員工申請高齡雇用持續補助
育兒休業補助支付申請書	雇主代參保人員工申請育兒休業補助
介護休業補助支付申請書	雇主代參保人員工申請介護休業補助
雇用保險適用事業所廢止備案	事業所被廢棄或無雇用員工
雇用保險雇主事業所各種變更備案	雇主的名稱、所在地等發生變更
搬家費支付申請書	參保人申請領取搬家費
求職活動支援費支付申請書	參保人申請領取廣域求職活動費、短期訓練聽講費、或求職活動相關勞務使用費
短期訓練聽講費支付條件諮詢票	參保人申請領取短期訓練聽講費
短期訓練聽講費支付條件回答書	參保人申請接受聽講指導
日工勞動參保人手帳	雇主貼上印花以證明日工勞動參保人工作天數