啟源顧問有限公司的部落格

日本 - 員工離職時的應辦事項

日本企業的員工離職時，企業應在規定的期間內辦理社會保險、雇用保險、以及稅務方面的手續。如未在規定期間內妥善辦理，則對企業及離職員工均會造成不良的影響，不利於企業及離職員工本人的後續工作生活。

在企業及離職員工處理離職手續時，需注意雙方應儘量親自提供文件資料，並商議好各類手續的最後處理期限，以保障自身的權益。

本指引中，啓源將參照日本的勞動基準法，簡要介紹企業在員工提交離職申請後應辦理的各項手續，提供給啓源的現有客戶及潛在客戶作參考。另外，本所可提供日本社會保險加入及工資計算之服務，如有需要，可進一步聯繫本所專業顧問。

一、   退職日期

日本民法規定，員工應提前14天以上表達離職意願。日本企業可根據企業規定的離職手續及工作交接的需要，在就業規則中調整該日期，例如規定員工必須在離職日前1個月提交離職申請。

二、   社會保險脫保手續

該社會保險僅指健康保險及厚生年金保險。員工離職後，日本企業應在員工喪失資格之日起5天內辦理社會保險的脫保手續，“喪失資格之日”指離職日次日。

社會保險的脫保手續需要企業向經營所在地所轄之日本年金機構或健康保險組合提交《健康保險/厚生年金參保人員資格喪失備案》（日文“健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届”）、離職人員及其撫養家屬的健康保險證。

離職員工如未決定下一份工作，則應加入國民健康保險；如社會保險參保期間滿2個月，則可以在喪失資格之日（離職日次日）後最長2年內參加“任意持續健康保險”，但應在在喪失資格之日後20天內向健康保險組合提交申請。

“任意持續健康保險”並非一種新的保險，是指喪失健康保險參保人資格的離職員工繼續以參保人資格身份參加的健康保險，保險金由離職員工全額承擔。

值得注意的是，如果員工離職日是某月最後1天，則該員工的喪失資格日為次月1日，即企業應承擔該離職員工喪失資格日當月保險金的企業負擔部分。

三、   雇用保險脫保手續

雇用保險脫保手續指，企業應在員工離職後10天內向經營所在地的公共職業安定所提交《雇用保險參保人員資格喪失備案》及《雇用保險參保人員離職證明書》（日文“雇用保険被保険者資格喪失届”及“雇用保険被保険者離職証明書”），並根據員工的要求向員工開具離職票及離職證明書（日文“退職証明書”）。

《雇用保險參保人員離職證明書》是用於確定失業津貼金額的必要文件。如離職員工已經確定下一份工作等不要求企業開具離職票時，則企業無需提交《雇用保險參保人員離職證明書》。如離職員工未決定下一份工作，或離職員工歲數已滿59歲，則企業應開具離職票。

企業如已向離職員工開具離職票，則在提交《雇用保險參保人員資格喪失備案》及《雇用保險參保人員離職證明書》時應額外提交出勤簿、工資總帳、員工離職理由的證明資料。

四、   住民稅手續

員工離職時，日本企業需要辦理的住民稅手續取決於企業是否以“特別徵收”的方式代扣代繳離職員工的住民稅、及離職員工是否已決定下一份工作。

1、    未決定下一份工作

離職員工如未決定下一份工作，則離職後應自行繳納住民稅。員工離職前，其住民稅通常採用“特別徵收”方式，即企業在員工月薪中代扣住民稅額，並在次月10日前代替員工繳納稅金至員工居住的市町村政府部門。員工離職後，則無法繼續使用特別徵收方式，需要向市町村政府部門提交備案以變更至普通徵收方式。

為此，企業應編制《工資支付報告》及《關於特別徵收的工資所得者變動備案書》（日文“給与支払報告”及“特別徴収に係る給与所得者異動届出書”），並在員工離職日所屬月份的次月10日前提交至員工居住地所屬的市町村政府部門。如企業未在規定時間內提交，可能會收到由市町村政府部門發出的督促令。

2、    已決定下一份工作

如離職員工已決定下一份工作，則由下一份工作的企業單位根據住民票的徵收方式準備相應文件，詳情請參考本所編制的【日本 - 員工入職時的應辦事項】。

五、   所得稅手續

企業應交付源泉徵收票予離職員工。離職員工找到下一份工作時，需要將源泉徵收票提供給新的企業。源泉徵收票中記載有離職員工的工資金額、獎金金額、已扣除的社會保險金、截止至離職月份的已繳所得稅等內容。

六、   交付文件

辦理員工離職時，企業及員工提供相應的文件以便對方處理後續事項，交付的文件如下（包括但不限於）：

企業應交付離職票、雇用保險參保人員證、年金賬本（或基礎年金番號通知書）、源泉徵收票等等予離職員工；員工應交付退職備案書、健康保險證、公司名片、公司用品（電腦、手機、制服等）、業務文件及數據予企業。

啓源集團擁有經驗豐富的專業團隊，為客戶提供日本公司的籌建、註冊及各類簽證的申請及後續維護、稅務會計及薪資社保相關服務，有關詳情請諮詢我們的專業顧問。

如果您需要進一步的資訊或協助，煩請您瀏覽本所的官方網站 www.kaizencpa.com

或通過下列方式與本所專業會計師聯繫：

電郵： info@kaizencpa.com    電話： +852 2341 1444

手提電話：+852 5616 4140, +86 152 1943 4614

WhatsApp, Line 和微信： +852 5616 4140

Skype: kaizencpa